Hello tout le monde ! Je reviens par ici pour vous faire un article sur un sujet bien particulier, mon organisation au quotidien. Vous avez été nombreux sur Instagram à me dire que mon organisation vous inspirait et que vous aimeriez beaucoup en savoir plus, j’ai eu l’idée de cet article après une discussion particulière avec l’une d’entre vous. Je vous ferais plusieurs articles sur le sujet, je vous livre aujourd’hui mes techniques pour rester organisée au quotidien, à appliquer à votre routine ensuite. Je vous ferais prochainement un article sur mes techniques pour rester productive, dites-moi en commentaire si un thème comme celui-ci pourrait vous intéresser !

 

Mon quotidien

Bon avant toute chose, je dois vous résumer mon quotidien pour que vous compreniez pourquoi j’ai besoin d’être organisée comme ça. Je suis donc blogueuse et créatrice (à mon échelle) de contenu, graphiste freelance et étudiante en Master 2 de Design et Communication. J’habite en banlieue parisienne et je travaille de chez moi pour mon boulot de graphiste, et me rends à Paris pour aller à l’école. Ma semaine se scinde habituellement en deux parties : du lundi au mercredi, je travaille en tant que freelance, à la maison donc; le jeudi et le vendredi je vais à l’école. Je dois donc m’organiser un maximum pour terminer mon travail le mercredi soir et aussi ne pas ramener de travail d’école chez moi, dans le but de ne pas me laisser dépasser par ces deux activités et ne pas avoir à rendre de comptes ni à mes clients, ni à mes profs.

Je suis de base quelqu’un de très organisée qui a besoin de ça pour agir au quotidien et être finalement satisfaite de ce que je fais, et satisfaire les autres. J’ai développé ces dernières années des habitudes qui me permettent de rester organisée, autant lorsque je travaillais en entreprise que quand je suis partie à l’étranger. Je vous dis tout !

 

Mon bullet journal

OMG ce journal a juste changé ma vie. Je l’ai acquis il y a presque un an lorsque je suis revenue de Los Angeles. Avant, je fonctionnait avec un agenda classique que je n’utilisais finalement pas, des TO DO lists dans tous les sens et des feuilles volantes. Pas ouf, ce qui fait que je me suis parfois pointée chez l’ophtalmo alors que je n’avais pas rendez-vous ou que j’ai (bien trop souvent) loupé l’anniversaire d’une copine. C’est là qu’est arrivé le BUJO.

 

Comment je l’utilise : la mise en page

Pour commencer, je met à jour mon bujo une fois par mois. A la fin du mois, je prépare le mois suivant, le planning, etc… Je fais ma mise en page selon des critères que j’ai jugé importants dans ma vie, et ces pages ont eu tendance à évoluer chaque mois depuis ce début d’année, des choses se sont enlevées si je ne les utilisais pas, ou au contraire j’ai ajouté des pages qui me semblaient indispensables ou que j’avais tendance à écrire dans un carnet annexe. C’est le principe du bujo : une complète personnalisation qui permet à chacun de s’y retrouver au mieux. Je vous laisse aller voir mes inspirations bujo sur mon pinterest ici.

Typiquement, voilà comment se compose mon bujo mensuel : 

  • Un planning mensuel global, avec les dates, dans lequel j’inscris mes rendez-vous, les articles à venir, les anniversaires de mes proches, les vacances… Toutes les choses importantes que je peux retrouver en un coup d’œil.
  • Un semainier. Chaque semaine a sa double page. Je fonctionne avec un système de colonnes, une colonne par jour et une colonne pour le samedi et le dimanche. Ces colonnes me permettent d’inscrire les heures dans la marge à gauche et ainsi de faire un déroulé de ma journée. Je fais ça parce qu’avant, j’avais une page de TO DO list par jour, dans un carnet annexe. Je ne m’y retrouvais plus, j’avais tendance à m’éparpiller. Cette mise en page me permet de faire ma TO DO de la journée à un seul endroit, et aussi de m’organiser heures par heures, en plaçant mes missions par ordre de priorité. Et ça fonctionne beaucoup mieux comme ça.

 

 

Comment je m’y retrouve : un code couleur

Pour m’y retrouver dans toutes ces notes, j’utilise un code couleur précis, que je connais depuis des années, pour être sûre de ne rien oublier. J’utilise par exemple le bleu pour les anniversaires, le rose est dédié à des événements comme des rendez-vous ou des dîners par exemple, le rouge est pour les choses vraiment importantes comme les rendus de l’école ou des deadlines avec des clients, et le violet est pour tout ce qui se rapporte au blog.

 

Je coche et je surligne

Pour confirmer la bonne réalisation d’une tâche ou d’un objectif, je surligne ou je coche, et ce à chaque fois que j’ai terminé quelque chose. De un, ça me permet de voir mon avancée dans mon planning, de deux, ça me motive puisque je vois clairement ce que j’ai déjà réalisé. 

Vous pouvez voir que mes mises en pages sont assez simples, c’est ce que je veux. Pas de fioritures ni de dessins à gogo, parce que finalement ce bujo reste un de mes outils de travail. J’aime les choses simples mais à vous de faire le vôtre comme vous en avez envie !

 

Une TO DO list

Ok, on sort du bujo deux secondes pour parler de la TO DO list. Je suis une personne à listes. Lorsque je suis à l’école, j’ai un carnet dans lequel je note les objectifs de mes journées, et j’en fais même parfois en weekend. 

Ca peut paraitre trop, mais il faut savoir que dans cette liste, je note TOUT. Non pas uniquement ce qui se rapporte au travail ou à l’école. Je peux par exemple marquer de trier les fichiers de mon mac ou encore d’envoyer un message à ma grand-mère. Je fais ça parce que comme ça je n’oublie vraiment RIEN (vous pouvez même vous rappeler de changer vos draps si vous le voulez) et de deux c’est encore une fois une belle satisfaction que de surligner ce qui a été accompli à la fin de la journée.

Ma TO DO est dans mon bujo, mais il m’arrive d’en avoir une annexe si j’en ressens le besoin, si je n’ai plus de place, ou si je souhaite noter des choses un peu plus futiles comme passer l’aspirateur par exemple.

 

 

Mon Agenda

Passons à l’organisation de ma vie en général. J’ai donc un quotidien, comme tout le monde, qui est rempli de rendez-vous en tout genre et de choses importantes ou moins importantes mais que je ne dois pour autant pas oublier. Et en plus, je n’ai pas toujours mon bujo sur moi (c’est qu’il est encombrant). Et là sauve ma vie : l’agenda synchronisé.

Je suis personnellement chez Apple autant pour mon téléphone que pour mon ordi. J’utilise donc le Apple Calendar, qui est magnifiquement synchronisé entre tous mes appareils.

 

Comment je l’utilise : les catégories

Comme je note également tout sur mon calendrier, j’ai développé des catégories différentes avec des pastilles de couleurs pour m’y retrouver en un coup d’œil.

  • Le pro est en violet
  • L’école est en vert
  • Le personnel est en rose
  • Le blog est en bleu
  • Les events en orange
  • Tout le reste en jaune

Je m’y retrouve comme ça, et je vous conseille vous aussi de scinder les différentes catégories en couleurs. Lorsque je cherche par exemple quel article je dois poster la semaine suivante, je regarde les notes en bleu.

 

 

Je note tout

Lorsque je suis chez le médecin et qu’il me redonne un rendez-vous, je le note dans mon Iphone qui va aussitôt ajouter ce rendez-vous (donc en rose) dans mon calendrier d’ordinateur également. Si je booke une conférence, je le note directement dans le calendrier. Si dans mes mails je suis invitée à un event, je note. Et ensuite, lorsque je suis chez moi, je retranscris mon agenda dans mon bujo, et inversement.

10000 carnets (mais organisés)

Ouais, je suis une fille à carnet. Mais il en faut ! Par contre, je sais que chaque carnet a son sujet. Lorsque j’ai commencé mon activité de freelance, j’ai par exemple créé un carnet que j’ai appelé ; mon carnet de free. Si j’ai un jour un doute sur le montant d’un devis par exemple ou encore si j’ai oublié mes identifiants de mon statut entrepreneur (ce qui arrive bien souvent), je sait directement où regarder. Pareil pour l’école, j’ai également un carnet dédié. Bref, je vous conseille d’avoir un carnet bien précis pour chaque sujet, et si vous avez également comme moi un carnet “fourre-tout”, dans lequel je note principalement mes idées qui me viennent au quotidien ou des échanges avec mes clients, je vous conseille d’organiser les pages avec des petits post-it de couleur, pour aussi mieux retrouver une information par la suite.

 

Mes horaires de productivité

Depuis des années que je travaille de chez moi, je connais maintenant mes horaires de productivité. C’est important de les trouver pour pouvoir travailler pendant ces horaires-ci et ainsi réaliser nos tâches en étant le plus rapide et efficace possible, et ainsi respecter notre planning. Je sais par exemple que je suis super efficace tous les matins, plus concentrée, que j’avance vraiment mieux dans mes projets dans cette partie de la journée. Je commence donc tous les matins à 8h30 et termine à 13h pour aller manger, et j’effectue toutes les tâches les plus importantes comme l’administratif, le travail client, la rédaction d’articles… Je sais que je suis inactive de 14h à 15h donc j’en profite pour faire ma séance de sport. Je sais aussi que je suis créative en fin de journée, donc vers 15h30 je m’attaque à des projets plus créa comme pour la création de contenu par exemple. Bien sûr cette organisation est amenée à bouger en fonction de mes tâches de la journée, mais c’est ça la plupart du temps.

Je vous conseille de vous tester et de trouver les créneaux dans la journée auxquels vous êtes le plus productif, pour avancer efficacement.

 

 

Petits tips supplémentaires

Bon, je pense que je vous ai résumé dans les grandes lignes mon organisation au quotidien ! C’est déjà pas mal. Je vous ferais un autre article sur comment je m’organise en tant que freelance si ça peut vous aider. Mais voici quelques petits tips supplémentaires ! 

 

  • Des buts chaque semaines. Je vous conseille chaque semaine de vous créer une feuille, un espèce de vision board, avec vos buts dans les grandes lignes. Par exemple : faire du sport au moins trois fois cette semaine, ou encore : mettre en ligne les highlights sur instagram (véridique). Non seulement c’est motivant, mais du point de vue organisation, si on note ce genre d’objectifs, on aura tendance à s’organiser pour les atteindre.
  • Dans le même registre, je me fixe chaque mois des intentions et objectifs, différents des mois précédents ou non. Par exemple pour ce mois d’Avril, je me suis fixé de trouver de nouvelles missions. Comme c’est un de mes buts, je vais m’organiser pour mettre en place une session de recherche de mission dans mon agenda.
  • Vérifier ses mails seulement deux fois par jour à heure fixe. Pour ne pas s’éparpiller et faire dix-huit choses en même temps, je vous conseille je vérifier vos mails et messages de l’école uniquement deux fois par jour. Personnellement, je vérifie à 8h30 le matin et à 14h. Bien sûr si j’attend un retour dans la matinée je checke plus souvent, mais sinon, deux fois par jours me suffisent et ça me permet de ne pas me perdre et perdre mon temps dans la lecture de newsletters alors que je pourrais faire autre chose.
  • Une chose à la fois. Encore une fois, si une tâche est inscrite dans votre agenda, accordez-vous un temps donné pour faire seulement cette tâche-ci ! Sinon, on part dans tous les sens et une fois la journée terminée, bah on a rien terminé.
  • Lister par ordre de priorité. Je l’ai déjà dis, mais c’est important de le rappeler. Et dites-vous que plus la chose est chiante à effectuer, si vous la faites en premier dans la journée, vous serez vraiment heureux d’en être débarrassé ensuite. Idem pour les choses les plus urgentes et par conséquent les plus stressantes.
  • Avoir des raccourcis sur son navigateur. Dans le but d’aller plus vite, j’ai tous les sites importants que j’utilise au quotidien directement en raccourci sur Chrome, comme mes boites mails, mon blog, les sites de freelancing… Chaque matin, en trois clics, j’ai accès à chacune de mes boites mails et en dix minutes c’est plié.
  • Utiliser la méthode Pomodoro. Bon une dernière pour la route, si vous souhaitez rester productif et ainsi rester organisé, je vous conseille de mettre un minuteur et d’aller vous aérer chaque heure, après avoir bien travaillé. Je met personnellement un minuteur de 55 minutes, et je fais une pause de 5 minutes chaque heure pour mieux m’y remettre ensuite.

 

 

J’espère que ce premier article sur mon organisation vous a plu ! C’est un article qui change, avec beaucoup de texte mais que j’avais hâte de vous faire et de vous partager. J’espère surtout que ces conseils vous auront aidé, n’hésitez pas à me dire en commentaires quelles sont vos techniques d’organisation mais surtout quels articles vous seraient nécessaires par la suite, que je vous aide au maximum ! Je vous souhaite une belle fin de semaine, bien organisée !

 

 

 

3 Comments

  1. Top cette organisation, très similaire à ce que je fais déjà car comme toi je suis une pro pour tout ce qui est liste etc… 😂🙏🏼 Néanmoins pour le mois prochain j’essaierai de suivre tes conseils pour le bujo et mettre les heures 🧐😁😍

    1. C’est top de trouver quelqu’un qui a la même organisation que moi ! Je suis contente si cet article t’a néanmoins donné des idées pour améliorer encore plus ton organisation 😀

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